Všichni známe utrpení špatně organizovaného týmového projektu. Pokud pracujete ve skupině, ujistěte se, že děláte tyto základní věci.
Podnikání je týmový sport. Téměř nic důležitého se nestane, protože celé projekty dokončují jednotliví lidé. Místo toho je k realizaci čehokoli složitého zapotřebí koordinovaných skupin.
Problém, který většina z nás má při orientaci v tomto světě týmů, spočívá v tom, že vzdělání, které nás na práci připravilo, je z velké části individuálním sportem. Možná jste měli několik předmětů, které zahrnovaly příležitostnou práci na skupinových projektech, ale většina vašeho vzdělání vyžadovala, abyste se naučili znalosti a dovednosti a dobře zvládali referáty, testy a další projekty sami.
V důsledku toho, když jste konečně museli pracovat společně ve skupině, pravděpodobně jste to dělali neefektivně. Zde je několik jednoduchých věcí, které vám umožní hladší průběh týmových projektů.
PŘIDĚLENÍ JASNÝCH ROLÍ
Pravděpodobně největší chybou, které se týmy dopouštějí, je, že nepřidělí členům týmu jasné role a odpovědnosti. Je třeba určit vedoucího týmu a projektového manažera. Vedoucí týmu je zodpovědný za to, že každý má svůj úkol a že tým je sjednocen v otázce cíle projektu a způsobu, jakým bude vyhodnocován jeho úspěch. Projektový manažer je zodpovědný za to, že členové týmu dodrží klíčové termíny a že jsou k dispozici zdroje, aby lidé mohli splnit úkoly.
Všichni ostatní členové týmu musí mít jasně stanovené role související s konkrétními aspekty projektu. Měli by vědět, co se od nich očekává a kdy mají jednotlivé prvky projektu dokončit, aby se vše vyvíjelo podle plánu.
DEFINUJTE STRUKTURU ROZHODOVÁNÍ
Kdyby každý projekt probíhal stoprocentně hladce, byla by týmová práce hračkou. Věci se však nevyhnutelně mění. Klient může některé požadavky na projekt posunout. Přístup, o kterém si všichni mysleli, že bude úspěšný, nemusí přinést požadovaný výsledek. Členové týmu se prostě mohou neshodnout na tom, jak nejlépe přistupovat k určitému aspektu úkolu.
Aby tyto zádrhele týmový projekt úplně nezhatily, je užitečné se předem dohodnout, jak se budou spory řešit. Obecně je užitečné začít diskusí, ale pokud se vyskytnou oprávněné rozdíly v názorech na to, jak postupovat, co potom?
Můžete pověřit vedoucího týmu, aby rozhodl za skupinu. Můžete to udělat většinovým hlasováním. Můžete přidělit členům týmu s určitými odbornými znalostmi odpovědnost za rozhodování v konkrétních oblastech rozsahu projektu. Hlavní je, že jakmile zvolíte strategii řešení sporů, držte se jí.
SLEDOVÁNÍ POSTUPU
Koordinace skupiny vyžaduje mít nějaký způsob, jak sledovat, které úkoly byly splněny. Existuje spousta skvělých softwarových balíků pro řízení projektů – a pokud už vaše organizace má licenci na některý z nich, doporučuji se ujistit, že někdo z vašeho týmu v něm umí nastavit projekt.
Ale i když nemáte specializovaný software pro řízení projektů, může stejnou funkci plnit sdílená tabulka. Chcete mít k dispozici seznam klíčových úkolů, které je třeba splnit, a kdo za ně nese hlavní odpovědnost, spolu s termíny a informacemi o tom, jaké další úkoly závisí na dokončení konkrétní práce. Lidé by měli pravidelně aktualizovat stav svých částí projektu a označovat datum dokončení jednotlivých součástí. Vedoucí projektu může převzít odpovědnost za sledování stavu projektu a zajistit, aby záznamy zůstaly aktuální.
Výhodou existence dokumentu, který sleduje průběh projektu, je, že umožňuje všem mít přehled o tom, jak se věci vyvíjejí. Pokud takový dokument neexistuje, může se tempo projektu zastavit, protože lidé si nejsou vědomi úsilí svých kolegů z týmu. Kromě toho se list o pokroku stává zdrojem, který mohou lidé pravidelně kontrolovat, což udržuje projekt v centru pozornosti všech členů týmu.
POUŽÍVEJTE SDÍLENÉ DOKUMENTY
Je důležité zajistit, aby všichni členové týmu měli přístup k nejnovějšímu vývoji projektu. Nejlepším způsobem, jak to zajistit, je používat sdílený disk, na kterém mají všichni členové projektu přístup k nejnovějším verzím souborů projektu a na kterém mohou všichni upravovat (nebo alespoň číst) všechny dokumenty, které jsou pro projekt k dispozici.
Ačkoli to zní jako samozřejmost, byl jsem součástí mnoha projektů, v nichž se týmy snažily vystačit s rozesíláním dokumentů e-mailem, což vedlo ke spoustě zbytečně vynaloženého úsilí při hledání nejnovější verze dokumentů a někdy i k tomu, že úpravy stejného dokumentu provádělo několik lidí najednou.
MÍT KRÁTKÉ KONTROLNÍ SCHŮZKY
Rychlé kontrolní schůzky projektu mohou být cenné. Cílem je naplánovat si pouhých 15 minut, kdy se lidé sejdou. Projděte si dokument o průběhu projektu a nechte lidi, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé aspekty projektu, rychle pohovořit o tom, jak projekt probíhá, jaké jsou jejich další kroky a jaké informace nebo další zdroje potřebují k dalšímu postupu. Tyto rychlé schůzky mohou často vynést na povrch problémy, jejichž identifikace by bez schůzky trvala déle.
Kromě toho mohou být tyto schůzky pro tým motivující. Lidé s úkoly, které jsou v plánu, budou chtít mít co hlásit, až na ně přijde řada. To je může přimět k tomu, aby svou část projektu posunuli vpřed, i když by ji jinak nechali ležet ladem.
V neposlední řadě tyto schůzky umožňují vedoucímu projektu mít jasný přehled o tom, jak projekt probíhá, což může být cenné, pokud má vedoucí projektu podat zprávu o jeho průběhu ostatním členům organizace. Tyto schůzky mohou také pomoci vedoucímu projektu prosadit více zdrojů, pokud jsou pro dokončení projektu nezbytné.
