Pokud vás už nebaví trávit dny posíláním e-mailů sem a tam, zvažte toto.
Všichni máme e-mailová vlákna, která se zdají být nekonečná. Spolupracovník vás požádá o zprávu. Vy mu odpovíte a zeptáte se, o jakou zprávu se jedná? On se upřesní. Zeptáte se, kdy ji potřebují. Takové situace tam a zpět mohou být frustrující a těžko se sledují, ale existují věci, které můžete udělat, abyste předešli dlouhé hře e-mailového ping-pongu, říká Catherine Mattisková, autorka knihy Leading Virtual Teams.
„Jde o velmi základní předpoklad, že se lidé snaží komunikovat,“ říká. „V tom je ta propast – ve skutečnosti to nemá s e-mailem nic společného. E-mail je pouze prostředkem, kterým se tato komunikace posílá.“
Starší studie společnosti McKinsey & Co. odhaduje, že průměrný pracovník v kanceláři stráví 28 % svého dne na e-mailu, přičemž většina lidí jej má otevřený na pozadí. To nás staví do fáze hyperaktivity, říká Mattisková.
„Když vám přijde e-mail, lidé místo toho, aby si vytvořili trochu prostoru na zvážení odpovědi, prostě odpálí,“ říká. „Probíhá spousta reaktivní komunikace. A nakonec ping-pong pokračuje tak dlouho, dokud někdo neřekne: ‚Pojďme si dát schůzku‘. Takže teď je zamluvená hodinová schůzka, protože ten e-mail vlastně nebyl jasný hned na začátku.“
Chcete-li omezit zbytečnou e-mailovou komunikaci, musíte si podle Mattiskeho uvědomit, že ne každý preferuje stejné komunikační preference jako vy. Někteří lidé mohou rádi hovořit ve velkých myšlenkách, zatímco jiní mohou dávat přednost seznamům úkolů s odrážkami. Aby byl váš e-mail efektivní, musí být vyvážený, aby mu bylo rozumět bez ohledu na to, kdo ho čte, a abyste z jeho odpovědi získali to, co potřebujete. Než stisknete tlačítko „odeslat“, ujistěte se, že váš e-mail pokrývá tyto tři základy:
NAVÁZAT SPOJENÍ
Za prvé je důležité vytvořit smysl a spojení mezi vámi a osobou nebo osobami, které e-mail přijímají, říká Mattisková. Pokud například žádáte o zprávu od spolupracovníka, můžete začít slovy: „Ahoj, navazuji na naši schůzku z minulého týdne, kde jsme mluvili o zprávě o rozpočtu.“ V tomto případě se můžete zeptat, zda je možné, abyste navázali na naši schůzku.
„Je tu otázka proč – proč vůbec posílám tento e-mail?“ říká Mattisková. „Je to krátká věta, která mě s vámi spojuje.“
PŘIDEJTE PODROBNOSTI
V další části e-mailu byste měli uvést podrobnosti. Můžete se například zeptat: „Mohl byste mi prosím poslat zprávu o rozpočtu a zdůraznit X, Y a Z?“.
„Podrobnosti jsou pro lidi, kteří nejlépe komunikují pomocí seznamu,“ říká Mattisková. „Můžete připojit očíslovanou žádost. Pokud takto přirozeně nekomunikujete, zeptejte se sami sebe: ‚Co potřebuji? To je detail, který byste měli do e-mailu zahrnout.“
Dejte si však pozor, abyste e-mail nepřeplnili detaily, říká Mattisková. „Lidé si povzdechnou, když dostanou ‚tapetové‘ e-maily,“ říká. „Udržujte komunikaci krátkou, stručnou a výstižnou.“
A pokud vaše zpráva vyžaduje dlouhou historii nebo velké množství informací, zavolejte, pošlete videozprávu nebo si domluvte schůzku.
ZAKONČETE KONSTRUKCÍ
Nakonec sdělte osobě, jak chcete, aby udělala to, co požadujete. Například: „Můžete mi prosím do čtvrtka poslat zprávu v souboru Excel?“.
„Teď už se někam dostáváme,“ říká Mattisková a dodává, že můžete dotyčnou osobu požádat také o vstupní informace. Například: „Pokud máte nějaký nápad, jak jeho zprávu prezentovat na příštím zasedání správní rady, rád si ho poslechnu.“ Pokud máte nějaký nápad, jak jeho zprávu prezentovat na příštím zasedání správní rady, rád si ho poslechnu.
Když věnujete čas odeslání vyváženého e-mailu, eliminujete riziko nutnosti zpětné komunikace a objasníte svou žádost. „Je větší pravděpodobnost, že dostanete to, co chcete, když to potřebujete,“ říká Mattisková. „Psaní vám může zabrat pět minut, zatímco reaktivní e-mail byste mohli vypálit za 30 sekund. Ale když sečtete všechny ty třicetisekundové e-mailové ping-pongy, mohou dohromady zabrat 15 minut. Na začátku jeďte pomalu, abyste na konci mohli jet rychle.“
V ideálním případě by se vedení efektivní komunikace měli ujmout manažeři, kteří by měli být vzorem správné struktury e-mailů, říká Mattisková.
„S elektronickou poštou je to tak, že ztratila své zaměření,“ říká. „Stal se reaktivní formou komunikace. Nikdy bychom si nesedli a neposlali někomu dopis, jako píšeme e-mail. Místo toho, abychom se dívali na doručenou poštu a měli pocit, že je to tsunami věcí, které nám přicházejí, zeptejte se sami sebe: ‚Je ten e-mail o vytvoření prostoru a soustředění, nebo jsem chycen v reakci?“. Než stisknete tlačítko odeslat, vraťte se zpět a přidejte všechny ty části, které čtenáři pomohou.“
