Více hybridní a vzdálené práce zvýšilo počet našich písemných sdělení, a to prostřednictvím e-mailů, zpráv IM, DM a textových zpráv. Problémem těchto typů korespondence je, že chybí neverbální signály, jako je mimika a skloňování, a základní tón zprávy si musí příjemce odvodit sám. Lidský mozek se bohužel přirozeně přiklání k negativnímu hodnocení. Vaše zpráva může působit agresivně, povýšeně nebo prostě hrubě, i když to nebylo vaším záměrem.
Odhadnout něčí tón prostřednictvím e-mailu nebo zprávy na Slacku může být složité. Tým WordFinder by Your Dictionary studoval e-maily a zjistil, že některé běžně používané výrazy a žargon na pracovišti působí v písemné podobě pasivně-agresivně. Ať už je to záměrné, nebo ne, jejich používání může ostatní znepříjemnit, vyvolat napětí, nebo dokonce ohrozit vaši práci.
Těchto 10 frází bylo vyhodnoceno jako nejvíce pasivně-agresivní:
- Prosím, poraďte
- Zaznamenáno
- Přátelské připomenutí
- Udělám to
- Předem děkuji
- Podle naší poslední konverzace
- Kroužení zpět
- Podle mého posledního e-mailu
- Jak jsem slíbil
- Jak bylo projednáno
Zatímco „postarám se o to“, „nějaké aktuální informace“ a „omlouvám se, že vás zase obtěžuji“ patřily k nejméně používaným pasivně-agresivním frázím.
„Komunikace na pracovišti může být těžká,“ říká Michael Kwan, vedoucí obsahu pro WordFinder. „V dobrém i zlém, digitální komunikace – ať už prostřednictvím e-mailu nebo přímých zpráv na platformách, jako je Slack – nám neumožňuje vidět okamžité reakce druhého, a proto hledáme způsoby, jak zdvořile vyjádřit podráždění. Výsledkem je, že frustrace zaměstnanců a špatná komunikace jsou na historickém maximu, přičemž samotný tón je v e-mailové komunikaci poměrně často špatně interpretován.“
JAK ODSTRANIT PASIVNĚ-AGRESIVNÍ TÓN
Nikdo nechce být špatně pochopen. Než vystřelíte e-mail nebo na Slack, rozhodněte se, jestli je pro konverzaci vhodnější osobní rozhovor, navrhuje Kwan. Pokud například potřebujete zaměstnanci poskytnout konstruktivní kritiku nebo zpětnou vazbu, je lepší naplánovat schůzku na Zoomu nebo alespoň zvednout telefon. Budete mít lepší příležitost použít hlasovou intonaci a mimiku obličeje ke zmírnění sdělení.
Pokud se jedná o zprávu, kterou lze předat prostřednictvím e-mailu, znovu si přečtěte slova a přemýšlejte o tónu a potenciálním přijetí, říká Kwan. Předstírejte, že jste příjemce. Pokud vám některá část sdělení připadá nepříjemná nebo nejasná nebo pokud vyvolává negativní emoce, zkuste přehodnotit svůj přístup. Můžete změnit způsob doručení nebo můžete zprávu přeformulovat a odstranit z ní věty, které mohou být interpretovány negativně.
Chcete-li komunikovat efektivně, je důležité přemýšlet o tom, jak chcete e-mail nebo zprávu přijmout a jak byste si ji vyložili, říká Kwan. „Čím upřímnější budete ve své komunikaci a vyhnete se tomu, co by mohlo vypadat jako lehkovážná konzervovaná odpověď, tím lépe,“ říká.
Na pracovišti dojde k obtížným rozhovorům bez ohledu na to, jakou formu komunikace používáte. Proto je důležité odstranit co nejvíce emocí a nejednoznačnosti. Formulujte věci tak, abyste sdělení sdělili jasně a měli pocit, že jste byli vyslyšeni, pochopeni a přijati tak, jak jste zamýšleli, říká Kwan.
„Otevřená a upřímná komunikace je nejlepší způsob, jak mohou lidé spolupracovat,“ říká Kwan. „Pokud vyložíte karty na stůl a obě strany přistoupí k situaci v dobré víře, můžete dospět k oboustranně přijatelnému řešení.“
