Už se vám někdy stalo, že jste ze schůzky odešli a nevěděli, proč jste na ni byli pozváni?
A co když odcházíte s nejasnou představou o tom, co se bude dít dál? Většina z nás by na tyto otázky odpověděla hlasitým „ano“. Frustrace lidí ze schůzek nespočívá v tom, že jim zabírají čas, ale v tom, že často nemají jasný důvod, proč ten strávený čas stál za to.
Chcete-li se ujistit, že lidé odcházejí ze schůzky s pocitem, že se jí zúčastnili, věnujte pozornost jejímu konci, říká Mo Bunnell, autor knihy Give To Grow: Investujte do vztahů, abyste si vybudovali firmu a kariéru.
„Chcete-li schůzku dokonale ukončit, musíte ji dokonale začít,“ říká.
Efektivní začátek a prostředek
Na začátku schůzky ji zarámujte slovy: „Všichni jsme tu proto, abychom dosáhli cílů X, Y a Z. To je náš cíl. Zní to dobře?“ říká Bunnell.
„Pokud to někdo upraví, je to skvělé,“ říká. „Teď víte, že jste v souladu.“
Střed schůzky také informuje o jejím závěru tím, že vám dává prostor pro uznání pokroku, kterého jste dosáhli při plnění cílů schůzky.
„Výzkumnice z Harvardovy univerzity Teresa Amabile napsala po studiu tisíců profesionálů knihu s názvem Princip pokroku,“ říká Bunnell. „Zjistila, že nejproduktivnější a nejšťastnější lidé jsou ti, kteří oslavují postupný pokrok.“
Tím, že na konci schůzky oceníte splněné úkoly nebo sdílené poznatky, které mohou odblokovat rozhodnutí, se můžete snadno věnovat dalším krokům.
Začátek a střed porady také nabízí příležitost navázat s účastníky porady kontakt na lidštější úrovni. Výzkum zesnulého nositele Nobelovy ceny za psychologii Daniela Kahnemana zjistil, že lidé mají tendenci zapamatovat si vrcholný emocionální prvek zážitku a jeho závěr. Říká se tomu „pravidlo vrcholu a konce“.
„Vrcholnou emocionální část zážitku si pamatujeme, protože to byl vrchol emocí,“ říká Bunnell. „Samotný závěr je důležitý už jen proto, že to byla poslední věc. Tím se dostáváme k myšlence efektu recenze, kdy si lidé pamatují konce o něco nepoměrně více než náhodné věci uprostřed.“
Připravte se na efektivní uzavření schůzky
Pokud jste na začátku vše připravili, oslavili postupné pokroky na cestě a navázali spojení při několika úsměvných situacích, jste připraveni ukončit schůzku dvěma částmi: praktickým závěrem a emočním závěrem.
„Praktický závěr zvládá většina lidí poměrně dobře,“ říká Bunnell. „Je to místo, kde se vracíte zpět a rekapitulujete další kroky.“
Pokroky, které jste na cestě oslavili, jsou často podnětem pro praktické uzavření. Můžete například potřebovat navázat dalšími informacemi prostřednictvím e-mailu, zavolat klientovi, zacyklit se v jiném oddělení nebo podat žádost o přijetí do zaměstnání.
„Praktická uzávěrka je důležitá, zejména pokud se v polovině rozhodovalo o více věcech,“ říká Bunnell. „Vypište si tyto další kroky. Ale pokud tím skončíte, je to trochu nuda.“
Vnímejte atmosféru schůzky a přizpůsobte jí závěr
Druhým krokem je shrnutí emocionálního vrcholu schůzky. I když se může týkat pracovních záležitostí, například dosažení náročného milníku nebo vytvoření rekordu, často je to něco osobního, co bylo na schůzce zmíněno, například někdo, kdo odjíždí na dovolenou.
„Naslouchejte a sledujte to,“ říká Bunnell. „Možná se dotyčný chystá na africké safari a na dovolenou nejel pět let. Tato osoba se podělila o to, jak důležitý čas to bude.“
Než všichni odjedou, napojte se na emocionální vrchol. Můžete například říci: „Užijte si Safari. Už se nemůžu dočkat, až uvidím fotky. Příští týden na vás budu myslet. Užijte si to s rodinou.“
„To člověka přivede zpět k onomu vrcholu emocí,“ říká Bunnell. „To jim zůstane v paměti a budou si to pamatovat. Budou si myslet: ‚Tomuto člověku na mně záleží. Je příjemné být s ním. Naslouchají mi a vnímají mě.‘ Emocionální závěr přenese schůzku z transakční roviny na lidštější.“
Bunnell říká, že většina lidí si nacvičuje začátek schůzky a ví, že ji má ukončit rekapitulací kroků, ale emocionální ukončení schůzky nacvičit nelze. Čtení místnosti vám pomůže zůstat v přítomnosti.
„Pokud správně zvládnete závěr, to, co se stane po něm, má větší šanci na úspěch,“ říká Bunnell. „A o to přece na schůzce jde.“
